Dar soporte al Front Office Manager en la organización, la dirección y el control del área de Recepción y Conserjería. Satisfacer, siguiendo las normas de calidad del hotel, las necesidades del cliente en cuanto a reservas, asistencia e información, atendiendo a las comunicaciones, realizando para ello las funciones administrativas, de facturación y comerciales.
Responsabilidades y tareas
- 40 horas semanales
- Organizar las actividades del departamento distribuyendo el trabajo según las previsiones y asignando tareas específicas según necesidades concretas de acuerdo con los índices de ocupación, entrada o salida de grupos, prórrogas de estancias, etc.
- Supervisar el planning de reservas a corto, medio y largo plazo, teniendo en cuenta situaciones de overbooking para proponer y llevar a cabo las acciones pertinentes.
- Revisar las listas de no show, clientes VIP, rooming list, etc.
- Organizar la llegada de grupos.
- Confeccionar y supervisar los informes diarios de ocupación.
- Coordinar con la gobernanta las actividades que conciernen a ambos departamentos: partes de conciliación de habitaciones, habitaciones de entrada y salida, cambios de habitaciones, clientes especiales, bloqueos, etc.).
- Coordinar con mantenimiento los trabajos por averías, reparaciones, haciendo un seguimiento específico a los que afectan a la estancia de los clientes.
- Realizar las tareas y funciones propias de la recepción y conserjería, interviniendo de forma personal como elemento de apoyo para su personal dependiente, con objeto de agilizar el proceso.
- Supervisar las actividades realizadas en su área, con objeto de maximizar el rendimiento de los servicios y verificar que el cliente ha recibido una prestación acorde con la esperada.
- Recibir y atender personalmente a los clientes VIP u otros que por su importancia para el hotel se considere necesario, verificando la asignación de sus habitaciones.
- Atender y responder de manera eficaz, amable y discreta las reclamaciones y quejas planteadas por los clientes, mediante la utilización de las técnicas más adecuadas en cada caso, para lograr el máximo nivel de satisfacción del huésped.
- Tener una estrecha relación con el departamento comercial y dirección para una mejor gestión del booking y desarrollo de las acciones promocionales y de venta.
- Dirigir e intervenir en las actividades del front y back de recepción y conserjería para impulsar los trabajos bajo un estándar alto de calidad.
- Supervisar las actividades de conserjería y teléfonos, verificando el buen servicio de maleteros, botones, atención telefónica presentando especial cuidado en situaciones especiales por ocupación, grupos, eventos, etc.
- Asistir a reuniones.
- Supervisar la fluidez de la comunicación interdepartamental.
- Comprobar el buen uso y mantenimiento de los utensilios, maquinaria, enseres, etc. de las unidades o secciones que dependen de él.
- Llevar al día las reservas (horas limites, garantías, cupos, fechas release, precios) en colaboración con el Head host supervisor.
- Realizar guardias de M.O.D según la necesidad del hotel.
